АРХІВНА СПРАВА: хто відповідає за зберігання документів

Випуск №8 (серпень, 2018)

 

 

АРХІВНА СПРАВА: хто відповідає за зберігання документівОлександр КЛИМЕНКО,

старший науковий співробітник відділу наукового забезпечення питань економіки праці та розвитку професійно-класифікаційної сфери ДУ НДІ соціально-трудових відносин Мінсоцполітики України

 

У попередньому номері ми детально ознайомилися із працівниками служби діловодства підприємства. Із діяльністю служби діловодства тісно пов’язана і діяльність архівів, адже саме до архіву на підприємстві або до спеціалізованої архівної установи потрапляють документи після їх завершення у поточному діловодстві та можливого зберігання протягом певного часу у структурних підрозділах підприємства

 

Для того, щоб правильно організувати роботу архіву, а також підібрати до його штату найбільш підходящі назви посад, передусім слід добре розумітися на відповідних термінах і поняттях, що пов’язані з архівною справою (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»).

 

Архів — установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпечує відбирання, нагромаджування архівних документів. їх облік, зберігання. користування ними.

Архівосховище — спеціально обладнане приміщення, призначене для зберігання архівних документів.

Архівний документ — документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави. а також для власника, зокрема і як рухоме майно.

 

Архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку та зберіганню, належить до документів Національного архівного фонду (далі — НАФ). Згідно із Законом України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII юридичні та фізичні особи зобов’язані забезпечувати збереженість НАФ та сприяти його поповненню. Внесення документів до НАФ або вилучення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності відповідною комісією.

 

Подібні визначення містяться і в інших нормативно-правових актах сфери діловодства та архівної справи, зокрема у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18 червня 2015 року № 1000/5.

 

Архів підприємства — це структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа підприємства), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

 

У деяких документах можна зустріти і таке поняття, як поточний (оперативний) архів — фактично, сукупність документів, виконання яких було завершено в діловодстві певного структурного підрозділу, але вони продовжують зберігатися деякий час у цьому підрозділі оскільки в силу специфіки його діяльності часто виникає потреба роботи з цими документами і після їх виконання. Однак коли вже немає такої потреби, або вона виникає досить рідко — документи передаються до «справжнього» архіву, тобто спеціалізованого структурного підрозділу для архівного зберігання документів.

 

Основними професійними назвами робіт, що безпосередньо пов’язані з діяльністю архівів, у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — КП) є такі:

1210.1 — Директор державного архіву.

1229.7 — Завідувач архіву;

Завідувач технічного архіву;

Завідувач архівосховища.

1231 — Головний архівіст.

2431.1 — Науковий співробітник (архівна справа, музеєзнавство);

Науковий співробітник-консультант (архівна справа, музеєзнавство);

Молодший науковий співробітник (архівна справа, музеєзнавство).

2431.2 — Архівіст.

4141 — Архіваріус.

7345 — Реставратор архівних та бібліотечних матеріалів.

 

Зазначені професійні назви робіт належать до різних розділів КП (які позначає перша цифра коду КП) і, відповідно, до різних професійно-кваліфікаційних категорій: керівників, професіоналів, технічних службовців та робітників. Під час добору найбільш підходящої назви посади для працівника архіву конкретного підприємства, установи, організації (далі — підприємство) слід враховувати:

• специфіку підприємства та особливості його організаційної структури, тобто галузеву належність підприємства, місце архіву в його структурі, штатну чисельність працівників архіву, завдання, які покладаються на конкретний архів (можуть зазначатися у Положенні про архів або інших відповідних документах);

• конкретні завдання та обов’язки, які передбачені для відповідного працівника архіву (визначаються у його посадовій/робочій інструкції);

• кваліфікаційний рівень, який необхідний для якісного виконання завдань та обов’язків, тобто кваліфікаційні вимоги до відповідного працівника архіву (визначаються у його посадовій/робочій інструкції).

 

Так, професійні назви робіт, які належать до категорії керівників, доцільно добирати для тих працівників архівів, які організовують роботу архівів на відносно великих підприємствах та які мають у своєму підпорядкуванні інших працівників архіву.

 

Посаду архівіста доцільно вводити для штатного розпису, якщо на відповідного працівника покладаються достатньо складні завдання та обов’язки комплексного характеру в галузі архівної справи, для виконання яких потрібна досить висока кваліфікація. Переважно такі працівники працюють у спеціалізованих архівних установах.

 

Для посади архіваріуса характерні менш складні завдання та обов’язки в галузі архівної справи, для виконання яких не потрібна така висока кваліфікація, як для архівіста.

 

Посадові та робочі інструкції працівників архівів розробляються на основі відповідних кваліфікаційних характеристик, які містяться у галузевих випусках Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — ДКХП). Так, кваліфікаційна характеристика архіваріуса міститься у Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП. Кваліфікаційні характеристики інших професій, переважно для великих та спеціалізованих архівів, містяться у розділі «Діяльність архівів» Випуску 81 «Культура та мистецтво» ДКХП. Наприклад, у Випуску 81 ДКХП крім наведених вище професійних назв робіт працівників архівів, містяться і кваліфікаційні характеристики таких професій, які можуть бути передбачені штатним розписом для великих або спеціалізованих архівів («Головний зберігач фондів», «Завідувач реставраційної майстерні», «Зберігач фондів», «Реставратор архівних та бібліотечних матеріалів» тощо).

 

На підприємствах з невеликим документообігом відповідні завдання та обов’язки щодо роботи з архівами можуть покладатися і на працівників інших професійних категорій, що передбачено у відповідних кваліфікаційних характеристиках. Або на великих підприємствах такі працівники можуть виконувати обов’язки із взаємодії з працівниками архівів.

 

...придбати повний випуск →