Оформлення наказів: типові помилки

Випуск №10 (жовтень, 2018)

 

Лідія БАСМАТ,

експерт з кадрових питань

 

У шаленому ритмі роботи варто задатися питанням: чи правильно оформлено кадрові накази на підприємстві? Спробуємо розібратися, яких помилок припускаються працівники кадрових служб під час оформлення кадрових наказів та які причини виникнення цих помилок

 

ЗАКОНОДАВСТВО

Національний стандарт України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003)

Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17 січня 2018 року № 55 (далі — Типова інструкція з діловодства)

Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98, затверджений наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 року № 1024 (далі — ДК 010-98)

 

Відсутність інструкції з діловодства на підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємствах) — одна з найголовніших причин виникнення помилок під час оформлення наказів. Навіть якщо вона і є, то кадровикам часто не вистачає часу хоча б інколи зазирати в неї. Отже, розглянемо найпоширеніші помилки, яких припускаються під час оформлення кадрових наказів.

 

ПОМИЛКА 1

Реквізит «Назва організації» зазначено у скороченому варіанті

Пунктом 5.7 ДСТУ 4163-2003 визначено: Назва організації — автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Отже, якщо в установчих документах підприємства зазначено повну назву, а до назви підприємства входить і форма власності, то реквізит «Назва організації» не може мати скорочену назву. Інакше це суперечитиме вимогам ДСТУ 4163-2003.

Назва документа не може бути іншою, ніж передбачено ДК 010-98.

 

ПОМИЛКА 2

У реквізиті «Індекс документа» використовують правобічну похилу риску, як риску дробу

Типовою інструкцією з діловодства дозволено застосовувати в індексах документів правобічну похилу риску. Так, у пункті 33 зазначено: Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 — порядковий номер, а 01-10 — індекс справи за номенклатурою. У разі такого присвоєння індексів, порядковий номер буде цілим числом, тому порушень не буде. Проте на практиці трапляються випадки, коли з певних причин наказ видають «заднім числом» (приклад).

 

ПРИКЛАД

Працівники подали заяви про надання відпустки без збереження заробітної плати, які директор підприємства задовольнив. Кадровик, вирішуючи інші важливі нагальні питання, відклав ці заяви в лоток і забув про них. Через кілька днів, коли дійшла черга до відповідних заяв, він шукає вихід із ситуації. Вже є накази від 03.07.2018 № 845/01-10, № 846/01-10, № 847/01-10; від 04.07.2018 № 848/01-10, № 849/01-10; від 05.07.2018 № 850/01-10, № 851/01-10, № 852/01-10; від 06.07.2018 № 853/01-10, № 854/01-10 тощо. Але виникає потреба видати наказ чи накази від 03.07.2018. Оскільки кожному документу присвоюють порядковий номер, то важко помістити, наприклад, між наказами від 03.07.2018 з індексами № 846/01-10 і № 847/01-10 ще наказ з цілим порядковим номером. Кадровик вдається до хитрощів і присвоює індекс — № 846/1/01-10, № 846/2/01-10.

Однак такі накази «заднім числом» не можна зареєструвати в журналі реєстрації наказів. Тож подібних випадків слід уникати.

 

ПОМИЛКА 3

Розташування реквізитів не відповідає вимогам ДСТУ 4163-2003

Часто реквізити «Назва виду документа», «Дата документа», «Місце складення або видання документа», «Реєстраційний індекс документа» розташовано в наказах з порушенням вимог ДСТУ 4163-2003. Буває, що реквізит «Реєстраційний індекс документа» проставляють біля назви документа, а реквізити «Дата документа», «Місце складення або видання» та «Реєстраційний індекс документа» розташовують відразу після назви організації. Проте, слід зазначити, що є чіткі вимоги щодо розташування реквізитів.

 

...придбати повний випуск →