Особова картка працівника: обов’язковий документ кадрової служби підприємства

Випуск №11 (листопад, 2018)

 

Особова картка працівника: обов’язковий документ кадрової служби підприємстваОльга СТАХІВ,

канд. екон. наук, менеджер з персоналу ТОВ «ІНТЕРФОМ»

 

Є думка, що типова форма первинного обліку № П-2 необов’язкова до виконання. Пояснення наступне: наказ Держкомстату та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656 не зареєстровано в Мін’юсті, оскільки типові форми не підлягають реєстрації. Проте є безліч нормативних документів, положення яких зобов’язані виконувати кадрові служби, і саме за допомогою особової картки працівника їх виконання легко підтвердити

 

ЗАКОНОДАВСТВО

Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП)

Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25 березня 1992 року № 2232-XII (далі — Закон № 2232)

Закон України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР

(далі — Закон № 504)

Закон України

«Про вищу освіту» від 1 липня 2014 року № 1556-VII (далі — Закон № 1556)

Закон України «Про освіту»

від 5 вересня 2017 року № 2145-VIII (далі — Закон № 2145)

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — ДКХП)

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58)

Типова форма первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656 (далі — Картка П-2)

 

ТЕРМІН

Картка П-2 — первинний обліковий документ з обліку особового складу, який акумулює оптимальний обсяг інформації про працівника і є одним із доказів дотримання роботодавцем трудового законодавства.

 

Незважаючи на те, що новий Трудовий кодекс ще залишається проектом, у законах України відбуваються швидкі зміни, які так чи інакше стосуються роботи кадрової служби підприємства. Форма Картки П-2 затверджена ще в 2009 році, тож деякі її пункти наразі потребують корегування. Користуючись поясненням щодо рекомендованого характеру цієї типової форми, кадрові служби можуть самостійно корегувати пункти своїх Карток П-2.

 

Розділ І

«Загальні відомості»

Відповідно до частини другої статті 24 КЗпП

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

 

На підставі цих документів заповнюється розділ І Картки П-2.

Зосереджуємося відразу на пункті 4, де потрібно вказати освіту. Заповнюючи цей пункт, ми підтверджуємо виконання кваліфікаційних вимог до посади, які зазначені в ДКХП. Якщо особу приймають на посаду, для якої її освіта не обов’язкова, запис матиме інформативний характер для можливого подальшого кар’єрного зростання цього працівника або його професійного спрямування.

 

Відомості про освіту вписують відповідно до поданого працівником документа про освіту. Картка П-2 пропонує вказати рівень освіти: базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, базова вища, неповна вища, повна вища. Наразі триває освітня реформа, змінено низку нормативних документів. Так, постановою КМУ від 23 листопада 2011 року № 1341 затверджено Національну рамку кваліфікацій, до якої прив’язані рівні освіти, визначені та описані у статтях 10, 12 і 15 Закону № 2145 і статті 5 Закону № 1556. Випускники освітніх закладів із новими дипломами вже стають працівниками підприємств і в пункті 4 Картки П-2 для таких працівників потрібно робити запис на кшталт «освіта: вища, магістр».

 

Наступним розглянемо пункт 7, в якому потрібно зазначити стаж роботи. Цей стаж обчислюється на підставі трудової книжки і носить інформативний характер. Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, цікавий переважно державним службам.

 

Донедавна кадровим службам підприємствам важливо було при прийомі на роботу зафіксувати страховий стаж нового працівника, щоб полегшити подальше його обчислення у разі настання страхового випадку для оплати майбутнього листка непрацездатності. Але це теж втратило актуальність, оскільки з 1 жовтня 2018 року виплати за листками непрацездатності здійснюються лише за наявності довідки з ПФУ «Дані про трудовий та страховий стаж», форма якої є додатком 9 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою Пенсійного фонду України від 18 червня 2014 року № 10-1.

 

Пункт 11 про місце фактичного проживання заповнюємо зі слів працівника, або просимо його вказати цю інформацію в заяві про прийняття на роботу.

 

Пункт 12 вимагає зазначити місце проживання за державною реєстрацією. Якщо працівник надав при прийомі на роботу паспорт громадянина України у вигляді книжечки, то адресу реєстрації ми записуємо з цього документу. Якщо ж у вигляді ІD-картки — зчитати інформацію ми не зможемо. На вимогу особи разом з ІD-паспортом їй видається витяг з реєстру, в якому зазначено адресу реєстрації. Проте кадровій службі працівник має право цей витяг не надати. Нагадаємо, що у статті 25 КЗпП зазначено: «При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством». Отже, це поле можна й не заповнювати.

 

Щодо паспортних даних: якщо паспорт має вигляд книжечки, ми заповнюємо серію, номер і назву державного органу, який видав документ; якщо ж ІD-паспорт — лише номер і код органу, що його видав.

 

Розділ ІІ

«Відомості про військовий облік»

Відповідно до частини 5 статті 34 Закону № 2232

Персональний облік призовників і військовозобов'язаних передбачає облік відомостей щодо призовників і військовозобов'язаних за місцем їх роботи або навчання та покладається на керівників підприємств, установ, організацій і навчальних закладів незалежно від підпорядкування і форм власності.

 

У цьому розділі відображаються відомості про військовозобов’язаних працівників на підставі військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видають замість військового квитка, і про призовників на підставі посвідчення про приписку до призовної дільниці. Заповнюючи Картку П-2 і, зокрема розділ ІІ, ми виконуємо обов’язки, покладені на роботодавця пунктом 15 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 7 грудня 2016 року № 921.

 

Для невійськовозобов’язаних цей розділ не заповнюється.

 

...придбати повний випуск →