Особовий листок з обліку кадрів: заповнюємо доповнення

Випуск №4 (квітень, 2019)

 

Особовий листок з обліку кадрів: заповнюємо доповненняОльга СТАХІВ,

канд. екон. наук, менеджер з персоналу ТОВ «ІНТЕРФОМ»

 

Доповнення до особового листка з обліку кадрів заповнюється вперше під час оформлення особової справи, потім — у разі зміни облікових даних працівника (після заповнення особового листка) на підставі відповідних наказів та документів, наданих працівником

 

ЗАКОНОДАВСТВО

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578)

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000)

Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 4 липня 2018 року № 2277/5 (далі — Наказ № 2277)

Типова форма первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерством оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656 (далі — Картка П-2)

 

Наразі не виникають питання про необхідність формування особових справ працівників підприємств. У Переліку № 578 визначено категорії персоналу, на які особові справи ведуть в обов’язковому порядку (ст. 493 і ст. 495), проте їх переважно формують на всіх працівників.

 

Відомості про працівника повинні бути зосереджені в одному місці. Він може зростати професійно, робити кар’єру і, відповідно, переходити з однієї категорії персоналу до іншої.

 

Які саме документи повинна містити особова справа працівника, регламентують Правила № 1000. Пункт 12 глави 2 розділу IV цих Правил (у редакції Наказу № 2277) викладено так: В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

 

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початок справи.

 

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

 

Особливе місце в переліку документів особової справи працівника посідає доповнення до особового листка з обліку кадрів (далі — Доповнення). Наявність цього документа обов’язкова, але уніфікованої форми немає.

 

Кожне підприємство може розробити свою власну форму й затвердити її окремим наказом керівника чи інструкцією з діловодства. Головне, щоб форма містила важливу і корисну інформацію про працівника, не дублюючи відомості інших документів, а саме, особового листка з обліку кадрів і Картки П-2.

 

Як один із варіантів, можна розробити таку форму Доповнення, що містила б відомості про професійний розвиток особистості протягом роботи на підприємстві. Основна функція документа — слугувати інформативною базою для подальшого аналізу з метою добору персоналу до кадрового резерву і прийняття інших управлінських рішень щодо кожного окремого працівника.

 

...придбати повний випуск →