Працівник зник: що робити роботодавцю

Випуск №2 (лютий, 2019)

 

Працівник зник: що робити роботодавцюМарина КОСТЕНКО,

адвокат АО «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери»

 

У роботодавців нерідко трапляються ситуації, коли працівники просто «зникають» — перестають виходити на роботу, відповідати на телефонні дзвінки та електронні повідомлення. Зазвичай, через деякий час — у кого тиждень, у кого місяць, а буває й декілька місяців, такі працівники з’являються на роботі з купою листків непрацездатності та повідомляють, що весь час хворіли. Буває, що роботодавець уже звільнив такого працівника за прогул, а працівник подає позов до суду з метою поновлення його на роботі. Так, роботодавець лише у суді дізнається, що працівник хворів, оскільки жодного разу такий працівник не виходив на зв'язок з роботодавцем, не повідомляв причин своєї відсутності

 

ВСТАНОВЛЕННЯ ФАКТУ ВІДСУТНОСТІ ПРАЦІВНИКА

У будь-якому випадку при невиході працівника на роботу та до прийняття будь-якого рішення роботодавцем стосовно такого працівника, спочатку потрібно зафіксувати належним чином факт відсутності. У разі застосування роботодавцем до працівника заходу дисциплінарного стягнення та оскарження працівником рішення роботодавця, саме роботодавцю потрібно буде доводити належними, допустимими доказами наявність підстав для застосування такого заходу, тобто доводити факт прогулу.

 

Оскільки ні нормами законодавства, ні навіть судовою практикою не встановлено перелік документів, які б фіксували факт прогулу, рекомендуємо керуватися усталеною практикою та критеріями прийнятності доказів відповідно до процесуального законодавства (достовірні, допустимі, належні, достатні).

Отже, розглянемо покрокові дії з документування відсутності працівника на робочому місці.

 

Крок 1: Складання доповідної записки

Рекомендуємо спочатку скласти доповідну записку від безпосереднього керівника працівника, який зник, або від начальника відділу кадрів (у цьому питанні рекомендуємо керуватися посадовими інструкціями на підприємстві) на керівника підприємства. У доповідній записці має бути зазначено який працівник, у який день не вийшов на роботу, описано здійсненні дії, направлені на встановлення причин невиходу — телефонування такому працівнику, направлення електронних листів тощо, та результат таких дій.

 

Крок 2: Видання наказу про створення комісії з розслідування

На підставі доповідної записки керівник підприємства (інша уповноважена особа відповідно до внутрішніх правил підприємства) видає наказ про створення комісії з розслідування випадку відсутності працівника на робочому місці, в якому визначає осіб, що входять до складу такої комісії — рекомендуємо у складі 3-х осіб: голови — безпосереднього керівника працівника, який відсутній, та ще 2-х осіб.

Додатково можна визначити дії, які потрібно здійснити комісії з розслідування випадку відсутності працівника на робочому місці (далі — Комісія):

• направити електронні листи на всі відомі електронні адреси;

• направити листи у паперовій формі з описом вкладення та повідомленням про вручення на всі відомі адреси працівника;

• направити телеграми на всі відомі адреси працівника з проханням надати пояснення відсутності на роботі;

• здійснити виїзд за місцем реєстрації працівника для отримання пояснень відсутності на роботі;

• вчинити інші дії, на розсуд Комісії, необхідні для з’ясування причини відсутності працівника на роботі;

• встановити строк для здійснення такого розслідування — рекомендуємо, не менше 10 днів, з урахуванням мінімально необхідного часу для доставлення поштових відправлень.

 

Крок 3: Фіксування дій Комісії за допомогою відповідних документів

Відповідно до виданого наказу рекомендуємо Комісії фіксувати свої дії наступними документами:

• Актом про відсутність працівника на робочому місці, в якому обов’язково потрібно зазначити час протягом якого працівник відсутній на роботі;

• Актом про фіксування прибуття Комісії за адресою проживання працівника, в якому необхідно зафіксувати час складання такого акту та встановлені обставини — чи відчинив хтось двері за адресою реєстрації працівника, якщо так, то хто (за можливості вказати ПІБ, контактні дані такої особи), що повідомили про відсутність працівника на роботі.

 

Також варто залишити собі копії направлених працівнику листів/телеграм про надання пояснень щодо причин відсутності на роботі з доказами їх направлення.

 

Крок 4: Підбиття підсумків Комісією

За результатами роботи Комісія складає Висновок, в якому описує всі здійсненні дії, їх результат та додає до цього Висновку відповідні підтверджувальні документи. Саме такий Висновок Комісії і буде підставою для прийняття рішень роботодавцем.

 

Зазначимо, що відсутність працівника на робочому місці має бути відображено у табелі обліку робочого часу. І поки причини зникнення працівника не з’ясовані, у табелі рекомендуємо ставити відмітку «НЗ» («Неявки з нез’ясованих причин») (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року № 489). Така відмітка ставиться або до з’ясування причин відсутності працівника на роботі, або до виходу працівника на роботу, або до звільнення такого працівника.

 

За час відсутності на роботі працівник не отримує заробітної плати, відповідно ЄСВ за нього не сплачується, а це означає, що такий період не буде зараховано до страхового стажу.

 

ОФОРМЛЕННЯ ЗВІЛЬНЕННЯ

При нез’явленні працівника на роботі та прийнятті роботодавцем рішення про його звільнення, потрібно:

1. звернути увагу на причини відсутності працівника (оскільки лише за наявності неповажних причин його можна звільнити);

2. звільнити з дотриманням встановленої законодавством процедури.

 

Пунктом 4 частини першої статті 40 Кодексу законодавства про працю України (далі — КЗпП) визначено, що трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше 3 годин протягом робочого дня) без поважних причин.

 

...придбати повний випуск →