Працівники служби діловодства на підприємстві

Випуск №7 (липень, 2018)

 

 

ПРОФЕСІЇ ПРАЦІВНИКІВ оздоровчих комплексів та салонів красиОлександр КЛИМЕНКО,

старший науковий співробітник відділу наукового забезпечення питань економіки праці та розвитку професійно-класифікаційної сфери ДУ НДІ соціально-трудових відносин Мінсоцполітики України

 

Для встановлення на підприємстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами, методичного керівництва і контролю за дотриманням порядку роботи з документами, у структурних підрозділах підприємства створюється служба діловодства. Вона може бути представлена структурним підрозділом або окремим працівником, який забезпечує документообіг службових документів. Працівники у сфері діловодства можуть обіймати різні посади та виконувати різні обов’язки, які ми розглянемо детальніше

 

Діловодство охоплює всі процеси від створення (отримання) документа до його відправлення (виконання), знищення чи передавання до архіву закладу. Із поняттям діловодства пов’язано і поняття документообігу, яким є рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

 

Діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організації роботи із службовими документами (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»).

 

Відповідно до пункту 6 розділу 1 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000), керівник підприємства відповідає за:

• збереженість службових документів та інформації, яку вони містять;

• функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу;

• втрату і несанкціоноване знищення документів;

• порушення правил користування документами.

 

Також за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.

 

Згідно з пунктом 7 розділу 1 Правил № 1000 організація діловодства на підприємстві покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство на підприємстві, — секретаря, діловода (далі — служба діловодства). При цьому підприємства організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства підприємства.

 

Очолює службу діловодства (відповідний структурний підрозділ) її керівник. Зокрема в Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — КП) передбачено наступні основні професійні назви робіт з відповідними кодами КП, що пов’язані з виконанням керівних функцій у сфері діловодства:

• 1229.1 — Завідувач канцелярії (угруповання КП 1229.1 «Керівні працівники апарату центральних органів державної влади»);

• 1231 — Завідувач канцелярії (угруповання КП 1231 «Керівники фінансових, бухгалтерських, економічних, юридичних та адміністративних підрозділів та інші керівники») (приклад 1);

• 1231 — Завідувач (начальник) секретаріату (угруповання КП 1231 «Керівники фінансових, бухгалтерських, економічних, юридичних та адміністративних підрозділів та інші керівники»).

 

Крім того, потрібні назви посад керівників можна утворювати й від відповідних узагальнених професійних назв робіт «керівного напряму» в КП. Згідно з Приміткою 2 Додатку В до КП назви посад можна розширювати термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у КП чи відповідних нормативно-правових актах.

 

...придбати повний випуск →