Ревізія документації підприємства: кадрова звітність

Випуск №12 (грудень, 2018)

 

Ревізія документації підприємства: кадрова звітністьOлeкcaндp НOCІКOВ,

пpoвідний нaукoвий cпівpoбітник НДІ пpaці і зaйнятocті

нaceлeння Мінcoцпoлітики Укpaїни і НAН Укpaїни, кaнд. coц. н.

 

Одним із найбільш «документомістких» підрозділів будь-якого підприємства є відділ кадрів. Водночас високий рівень навантаження на кадровиків у режимі перманентного часового авралу нерідко призводить до помилок у веденні кадрової документації.

 

Врешті-решт, це може закінчитися для адміністрації штрафними санкціями Державної служби України з питань праці (далі — Держпраці) або навіть судовими позовами від працівників, права яких виявилися порушеними. Кроком, який додасть упевненості щодо стану кадрових справ профільним працівникам та роботодавцям, є ревізія кадрової документації (кадровий аудит), деякі сторони якого розглянуті в цій статті

 

Передусім слід надати відповідь на запитання, які іноді виникають у кадровиків невеликих підприємств: «Навіщо потрібен кадровий аудит? У чому він полягає?». Так і працюють вони роками: від перевірки до перевірки, від «поточного» керівника кадрового відділу до наступного. При цьому впевненості, що кадрова документація підприємства з будь-яких питань перебуває у порядку, немає й бути не може. Адже для відповідної перевірки документів потрібні час і задіяний персонал.

 

Переходячи до конкретних ситуацій у житті підприємства, зауважимо, що аудит кадрового діловодства найчастіше проводять при:

• зміні начальника відділу кадрів або іншого працівника, який відповідає за ведення кадрового діловодства, а також при реорганізації кадрової служби на підприємстві;

• реорганізації самого підприємства (наприклад, його злиття з іншим підприємством);

• значних змінах у чисельності або кадровому складі працівників підприємства;

• звільненні працівника, незгодного з підставами звільнення (розрахунками при звільненні тощо), який може звернутися зі скаргою до відповідних органів нагляду й суду;

• зміні керівника або власника підприємства;

• значних змінах законодавства, що регламентує порядок ведення кадрової документації.

 

Утім, при невеликих обсягах документації, що перевіряється, керівнику кадрового підрозділу доречно ініціювати періодичне (один раз на 2–3 роки) проведення кадрового аудиту в поточній діяльності підприємства.

 

Залежно від конкретного стану ведення кадрового діловодства на підприємстві, різних організаційно-правових чинників, потреб тощо, можна провести внутрішній або зовнішній аудит, повний або частковий. Так, при зовнішньому аудиті, до його проведення залучають спеціалізовану фірму або досвідченого фахівця (групу фахівців), з якими підприємство укладає відповідні угоди.

 

Не менший інтерес може представляти внутрішня перевірка, яка проводиться силами самого підприємства. Такий підхід, звісно, суттєво економить кошти і не прив’язаний до календарних планів робіт сторонньої організації. Узагальнено внутрішній кадровий аудит на підприємстві можна описати декількома кроками.

 

АЛГОРИТМ ДІЙ КАДРОВИЙ АУДИТ

1. На підприємстві відповідним наказом першого керівника створюється комісія з кадрового аудиту. До її складу, крім працівників кадрової служби, зазвичай включають юристів, працівників відділу охорони праці, бухгалтерії, інших фахівців за напрямами, які тісно пов’язані з кадровою діяльністю.

2. Комісія ознайомлюється з відповідними нормативно-правовими актами щодо теми перевірки.

3. З’ясовується наявність у відділі кадрів певних видів документів згідно з відповідними нормативно-правовими актами або локальними нормативними документами підприємства, їх достатня кількість, а також здійснюється перевірка на відповідність змісту (реквізитів, тексту) зазначеним нормативно-правовим актам. Цей етап може включати й підетапи, пов’язані, наприклад, із :

а) визначенням кола документів, які є необхідними відповідно до вимог чинного законодавства та особливостей (сфери) діяльності конкретного підприємства;

б) аналізом якості документів та правильності їх складання з точки зору кадрового діловодства, юридичної грамотності;

в) аналізом стану кадрових процедур, зокрема стану оформлення документів при прийнятті/переведенні на роботу, порядку оформлення документів та розрахунків при звільненні, порядку надання відпусток, процесу підготовки, узгодження, реєстрації та зберігання кадрових документів.

Ця «дієва» частина кадрового аудиту, власне, й розкриває стан справ з кадровим діловодством на підприємстві.

4. За результатами проведення аудиту оформлюють звіт про його проведення. У звіті описують: поточний стан справ у відділі кадрів; виявлені проблемні зони та можливі ризики. У кінці звіту вносять рекомендації щодо вирішення виявлених проблем (помилок) і мінімізації ризиків їх повторного виникнення в майбутньому.

 

За результатами кадрового аудиту можуть також розроблятися та впроваджуватися певні документи та процедури, визначені як необхідні або доцільні в ході аудиту, або може відновлюватися загалом чи частково відповідна кадрова документація. Крім того, якщо, наприклад, аудит проводився у випадку зміни начальника відділу кадрів або фахівця з кадрового діловодства, крім аудиторського висновку потрібно скласти акт прийому-передачі справ, у якому зазначити: види документів, які були перевірені, та документи, в яких було виявлено недоліки.

 

Крім покращення діяльності підприємства у сфері управління персоналом, самоперевірка, що проводиться періодично та якісно, дозволить уникнути адміністративної відповідальності. З урахуванням того, що під час проведення кадрового аудиту неминуче відволікаються працівники різних підрозділів підприємства, керівникам цих підрозділів слід забезпечити роботу без збоїв, а голові комісії — забезпечити завершення роботи в мінімальний термін.

 

Розглянемо окремі найпоширеніші напрями аудиту кадрової документації: аудит трудових книжок та аудит кадрової звітності.

Далі застосовуватимуться скорочені назви наступних нормативних документів:

Кодекс законів про працю України

КЗпП

Кодекс України про адміністративні правопорушення

КУпАП

Закон України «Про зайнятість населення» від 5 липня 2012 року № 5067-VI

Закон № 5067

Постанова Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17 червня 2015 року № 413

Постанова № 413

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58

Інструкція № 58

Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 року № 277

Наказ № 277

Наказ Міністерства праці та соціальної політики України «Про затвердження форми звітності № 10-ПІ (річна) «Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів» та Інструкції щодо заповнення форми звітності № 10-ПІ (річна) «Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів» від 10 лютого 2007 року № 42

Наказ № 42

Наказ Міністерства соціальної політики України «Про затвердження Порядку надання роботодавцями державній службі зайнятості інформації про зайнятість та працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню» від 16 травня 2013 року № 271

Наказ № 271

Наказ Міністерства соціальної політики України «Про затвердження форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» та Порядку її подання» від 31 травня 2013 року № 316

Наказ № 316

Наказ Міністерства соціальної політики України «Про затвердження форми звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці» та Порядку її подання» від 31 травня 2013 року № 317

Наказ № 317

Наказ Міністерства соціальної політики України «Про затвердження форми звітності № 1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні та здійснюють наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в інших роботодавців» та Порядку її подання» від 7 серпня 2015 року № 815

Наказ № 815

Наказ Державної служби статистики України «Про затвердження форми державного статистичного спостереження № 7-тнв (річна) "Звіт про травматизм на виробництві у 20__ році» від 18 серпня 2014 року № 242

Наказ № 242

Наказ Державної служби статистики України «Про затвердження форм державного статистичного спостереження № 1-ПВ (місячна) та № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці» від 10 червня 2016 року № 90

Наказ № 90

Наказ Державної служби статистики України «Про затвердження форми державного статистичного спостереження № 7-ПВ (один раз на чотири роки) «Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників» від 25 серпня 2016 року № 152

Наказ № 152

Наказ Державної служби статистики України «Про затвердження форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ (умови праці) (один раз на два роки) «Звіт про умови праці, пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці» від 26 червня 2017 року № 150

Наказ № 150

 

АУДИТ КАДРОВОЇ ЗВІТНОСТІ

Під час аудиту кадрової звітності слід перевірити правильність складання і своєчасне подання такої звітності за встановленими формами згідно з відповідними нормативно-правовими актами. Наведемо інформацію про основні форми кадрової звітності.

№ з/п

ЩО ПЕРЕВІРЯЮТЬ І НА ЯКІЙ ПІДСТАВІ (ИЗОБРАЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА)

КОМУ, КОЛИ І ЯК ПОДАЮТЬ

(ИЗОБРАЖЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧКА)

1

Повідомлення про прийняття працівника на роботу

 

● форма згідно з додатком до Постанови № 413;

● ст. 24 КЗпП,

● Постанова № 413

Територіальному органу Державної фіскальної служби України за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування;

● до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором;

● в один із таких способів:

- засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;

- на паперових носіях разом з копією в електронній формі;

- на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами

2

Звіт із праці за формою № 1-ПВ

(один раз на 2 роки)

 

● Наказ № 150

Територіальному органу Держстату

 

● один раз на 2 роки;

● юридичними особами, відокремленими підрозділами юридичних осіб за переліком, визначеним органами державної статистики

3

Звіт із праці за формою № 1-ПВ

(квартальна)

 

● Наказ № 90

Територіальному органу Держстату

 

● не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом (наприклад, звіт за перший квартал 2018 року має бути подано не пізніше 7 квітня 2018 р.)

● юридичними особами та їх відокремленими підрозділами за переліком, визначеним органами державної статистики

 

 

4

Звіт про заробітну плату за професіями

окремих працівників за формою № 7-ПВ

 

● Наказ № 152

Територіальному органу Держстату

 

● раз на 4 роки

● юридичними особами та їх відокремленими підрозділами за переліком, визначеним Держстатом

5

Звіт про травматизм на виробництві за

формою № 7-тнв (річна)

 

● Наказ № 242

Територіальному органу Держстату

● раз на рік, не пізніше 28 лютого після звітного року

● юридичними особами та їх відокремленими підрозділами за переліком, визначеним Держстатом

6

Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню

 

● ст. 14 Закону № 5067;

● Наказ № 271

Територіальному органу Державної служби зайнятості у районі, місті, районі в місті незалежно від місцезнаходження підприємства

 

● раз на рік, не пізніше 1 лютого після звітного року;

● підприємствами (незалежно від форми власності) із середньообліковою чисельністю штатних працівників за рік понад 20 осіб

7

Інформація про попит на робочу

силу (вакансії) за формою № 3-ПН

 

● Наказ № 316

Районним, міським, районним у містах і міськрайонним центрам зайнятості

 

● не пізніше ніж через 3 робочі дні з дати відкриття вакансії (датою відкриття вакансії є наступний день після створення робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником);

● юридичними особами та фізичними особами – підприємцями, які використовують найману працю (за наявності вакансії).

 

Примітка: Роботодавець самостійно визначає вид цієї звітності — первинна або уточнювальна

8

Інформація про заплановане масове вивільнення1 працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці за формою № 4-ПН

 

● Наказ № 317

Територіальному органу служби зайнятості за місцем реєстрації платника єдиного внеску

 

● не пізніше ніж за 2 місяці до вивільнення;

● підприємствами (незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання) у разі запланованого масового вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, у т. ч. ліквідацією, реорганізацією, перепрофілюванням, скороченням чисельності або штату працівників

9

Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні та здійснюють наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в інших роботодавців, за формою № 1-ПА (річна)

 

● Наказ № 815

Районним, міським, міськрайонним, районним у містах органам державної служби зайнятості

 

● раз на рік, не пізніше 15 січня після звітного року.

● юридичними особами та фізичними особами – підприємцями, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні та здійснюють наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в інших роботодавців

10

Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів за формою № 10-ПІ

 

● Наказ № 42

Відділенню Фонду соціального захисту інвалідів за місцем реєстрації

 

● раз на рік, не пізніше 1 березня після звітного року;

● підприємствами (у т. ч. підприємства громадських організацій інвалідів), фізичні особи, які використовують найману працю із середньообліковою чисельністю штатних працівників за рік — 8 і більше осіб

 

1Згідно зі статтею 48 Закону № 5067 масове  вивільнення працівників — це одноразове або протягом:

• одного місяця — вивільнення 10 і більше працівників на підприємстві з чисельністю від 20 до 100 працівників; вивільнення 10 і більше відсотків працівників на підприємстві з чисельністю від 101 до 300 працівників;

• трьох місяців — вивільнення 20 і більше відсотків працівників на підприємстві незалежно від чисельності працівників.

 

Так виглядає структура та зміст проведення кадрового аудиту за окремими його основними напрямами.

Крім того, аудит кадрової документації проводять щодо таких напрямів кадрової роботи як-от: військового обліку, охорони праці, соціального аудиту та систем управління якістю.

 

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Статтею 265 КЗпП передбачено, що юридичні та фізичні особи – підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу в разі:

• фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, та виплати заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та податків — у тридцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення;

• недотримання встановлених законом гарантій і пільг працівникам, які залучаються до виконання обов’язків, передбачених законами України «Про військовий обов’язок і військову службу», «Про альтернативну (невійськову) службу», «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», — у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення;

• недопущення до проведення перевірки з питань додержання законодавства про працю, створення перешкод у її проведенні — у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення;

• недопущення до проведення перевірки з питань додержання законодавства про працю, створення перешкод у її проведенні з причин фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, та виплати заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та податків — у стократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення;

• порушення інших вимог трудового законодавства, крім передбачених вище, — у розмірі мінімальної заробітної плати.

 

КУпАП

ПОРУШЕННЯ

САНКЦІЯ

ШТРАФ

Стаття 1863. Порушення порядку подання або використання даних державних статистичних спостережень

За неподання органам державної статистики даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх недостовірними, не в повному обсязі, не за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, чи із запізненням; незабезпечення належного стану первинного обліку

Накладення штрафу:

• на громадян — від 3 до 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг);

• на посадових осіб та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності — від 10 до 15 нмдг

• від 51

до 85 грн;

• від 170

до 255 грн

За аналогічне порушення, вчинене протягом року після накладення адміністративного стягнення

Розміри штрафів:

від 5 до 10 нмдг та від 15 до 25 нмдг відповідно

• від 85

до 170 грн

• від 255

до 425 грн

Стаття 1881. Невиконання розпорядження державного або іншого органу про працевлаштування

Неподання Фонду соціального захисту інвалідів звіту про зайнятість та працевлаштування інвалідів (ч. 2)

Накладення штрафу в розмірі від 10 до 20 нмдг

від 170

до 340 грн

 

У разі неподання або порушення роботодавцем установленого порядку подання інформації про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці за формою № 4-ПН з підприємства стягується штраф у чотирикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення (ч. 6 ст. 53 Закону № 5067).

 

У разі неподання або порушення порядку подання суб’єктом господарювання, який надає послуги з посередництва у працевлаштуванні, відомостей про працевлаштованих ним осіб (звіт за формою № 1-ПА), з нього стягується штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення (ч. 4 ст. 53 Закону № 5067).

 

ВИСНОВОК

Правильне оформлення кадрової документації на підприємстві має велике значення для ефективності всієї його діяльності, яка передбачає тісні корпоративні зв'язки підрозділів щодо розрахунку заробітної плати та «відпускних», надання працівником відповідних відомостей до Пенсійного фонду або інших відповідних організацій (врахування пільг, пов’язаних з його роботою тощо). Кадровий аудит дозволяє не тільки оцінити роботу кадрового підрозділу, але й визначити напрями подальшого підвищення кваліфікації кадровиків.

 

...придбати повний випуск →