ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК ПРАЦІВНИКІВ: типові помилки (частина 1)

Випуск №8 (серпень, 2018)

(другу частину читайте тут: http://k-l.com.ua/article/vedennya-trudovyh-knyzhok-pracivnykiv-typovi-pomylky-chastyna-2)

 

Лідія БАСМАТ,

експерт з кадрових питань

 

Трудова книжка продовжує залишатися основним документом про трудову діяльність працівника. Сьогодні ставлення до ведення трудових книжок неоднозначне. Дехто вважає їх скасування цілком обґрунтованим, а дехто вбачає доцільність у веденні трудових книжок. Однак оскільки альтернативи трудовим книжкам не знайдено, то навіть у проекті Трудового кодексу України (ст. 51), наявність трудових книжок залишається актуальною

 

ЗАКОНОДАВСТВО

Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП)

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58)

 

На практиці досить часто у трудових книжках зустрічаються записи, що не відповідають вимогам чинного законодавства. Розглянемо найпоширеніші помилки, які допускають працівники кадрових служб при веденні трудових книжок.

 

Помилка 1

Працівник кадрової служби не вносить у трудову книжку повне найменування підприємства

Часто працівники кадрових служб при прийнятті працівника на роботу вносять у його трудову книжку скорочену назву підприємства, наприклад «ТОВ «Добрий господар». На їх думку, це не може вважатися помилкою, оскільки скороченню піддалася організаційно-правова форма, а не сама назва підприємства.

Для з’ясування цього питання слід подивитись у статут підприємства. Якщо там зазначено його повну назву як «Товариство з обмеженою відповідальністю «Добрий господар», то і у трудовій книжці повинен бути внесений такий же запис (абз. 1 п. 2.14 Інструкції № 58). До повного найменування підприємства входить не тільки назва, а й форма власності.

 

Помилка 2

При прийнятті працівника на роботу працівник відділу кадрів вносить запис «Зарахований на посаду ...», «Прийнятий на роботу ...» або «Прийнято ...»

Для деяких кадровиків не має особливого значення як записати у трудову книжку працівника «зараховано…», «прийнято…» чи «прийнятий…». Вони слідкують за тим, щоб професійна назва роботи відповідала Класифікатору професій ДК 003:2010. Проте інспектори Держпраці при перевірці підприємств притримуються іншої точки зору, оскільки існує норма, зазначена в абзаці третьому пункту 2.14 Інструкції № 58, де йдеться, що при прийнятті на роботу працівника повинен бути внесений запис: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій».

 

Отже, запис у трудову книжку «Прийнятий до ...» або «Призначений до ...» вносимо при прийнятті на роботу працівників на підприємства, в установи та організації (далі — підприємства) всіх форм власності. Проте в Інструкції № 58 передбачено внесення і такого запису як «Прийнятий на роботу ...». У абзаці другому пункту 2.21-1 зазначено: «фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис: «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт)». Тобто внести саме такий запис у трудову книжку своїм працівникам можуть лише фізичні особи – підприємці.

 

В окремих випадках буде правильним і внесення запису «Прийнято ...». Пунктом 2.21 Інструкції № 58 визначено: «трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві — в Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв, в Автономній Республіці Крим — у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти, в областях — в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємствах, визначених обласними державними адміністраціями, у м. Севастополі — в міській державній адміністрації.

 

Ці організації роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування на роботу робиться запис: «Прийнято на посаду _______ (назва представництва компанії) в Україні» і при звільненні робиться запис: «Звільнено з роботи ____________________» із посиланням на відповідні статті КЗпП України».

 

Помилка 3

Завіряються печаткою окремо записи про прийняття, переведення та звільнення працівників

На деяких підприємствах працівники кадрових служб завіряють печаткою кожен запис, що вноситься у трудову книжку. Однак абзацом третім пункту 2.4 Інструкції № 58 передбачено, що «записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення».

 

У пункті 4.1 Інструкції № 58 зазначено: «у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів». Отже, засвідчується лише останній запис. У розділі відомості про роботу — це запис про звільнення, в інших розділах — останній запис підприємства.

 

Помилка 4

Біля робітничих професій вноситься запис на посаду

Не можна вносити запис «Прийняти працівника на посаду «Прибиральник службових приміщень». У такому випадку вноситься запис «прийнятий до адміністративно-господарського відділу прибиральником виробничих приміщень».

 

Помилка 5

Запис про призначення вносять у трудову книжку працівника (часто держслужбовця) на одному й тому ж підприємстві по декілька раз, але на іншу посаду

Це відбувається на тих підприємствах, де вищестоящою організацією приймається рішення про призначення вже працюючого працівника на іншу посаду. Однак в абзаці третьому пункту 2.14 Інструкції № 58 зазначено, що внесення запису «Призначений ...» передбачено лише при прийнятті працівника на роботу. Щоб уникнути такого непорозуміння, потрібно на підставі наказу або розпорядження вищестоящої організації або вищого державного органу управління видати наказ про переведення працівника у зв’язку з призначенням. Так будуть збережені вимоги Закону України «Про державну службу» від 10 грудня 2015 року № 889-VIII, Інструкції № 58 та інших нормативно-правових актів.

 

Помилка 6

Запис про виправлення неправильного запису, або такого, що є недійсним, ділиться і вноситься за двома порядковими номерами. Спочатку за одним порядковим номером зазначають «Запис за №__ — недійсний», а за іншим номером вносять правильний запис

У пункті 2.10 Інструкції № 58 зазначено: «у розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

 

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

 

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, звільнений ...» і зазначається нове формулювання.

 

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення».

З огляду на вимоги Інструкції № 58 цілком очевидно, що за одним і тим же порядковим номером потрібно зазначати «Запис за № таким-то є недійсним» і тут же після крапки або після коми вносити правильне формулювання запису.

 

Помилка 7

Наказ про суміщення посад видається, проте за бажанням працівника запис у трудову книжку не вноситься, посилаючись, що Інструкцією № 58 це не передбачено

У розділі 2 Інструкції № 58 йдеться про внесення відомостей про роботу працівника, але про внесення запису у трудову книжку про суміщення посад нічого немає. З огляду на це працівники відділу кадрів доходять висновку, що саме такий запис до трудової книжки працівника не вноситься. Проте абзацом третім пункту 5.3 Інструкції № 58 визначено, що «запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника». Оскільки дублікат є другим примірником документа, що має таку саму юридичну силу, як і оригінал, стає цілком зрозуміло, що в оригіналі трудової книжки за бажанням працівника можна вносити запис про суміщення посад. Проте яке формулювання має містити запис, в Інструкції № 58 не йдеться.

 

...придбати повний випуск →