Втрата трудової книжки — як поновити?

Випуск №2 (лютий, 2019)

 

Лідія БАСМАТ,

експерт з кадрових питань

 

Втратити трудову книжку може як роботодавець, так і працівник. Розглянемо ці два випадки і розберемося чи є суттєва різниця в діях працівника та кадровика

 

ЯКЩО ТРУДОВУ КНИЖКУ ВТРАТИВ РОБОТОДАВЕЦЬ

Втрата трудової книжки на підприємстві може трапитися через недбалість особи, яка відповідає за збереження трудових книжок працівників (забула, куди поділа трудову книжку, або книжка загубилася при переїзді з одного офісу в інший, або у процесі роботи книжка була видана на руки працівникові, але згодом про це забули і працівник, і особа, яка видала книжку). Проте можуть бути випадки, коли особа, що відповідає за ведення та збереження трудових книжок, старанно виконує свої обов'язки, але на заваді стають непередбачувані обставини. Наприклад, кабінет, де знаходився сейф, залило водою через пошкодження труб водопостачання. Трудові книжки будуть у сейфі, але через проникнення води, записи в них не можна прочитати, книжки матимуть неестетичний зовнішній вигляд. Такі книжки вважатимуться втраченими, оскільки їх необхідно повністю відновити. Проте трудові книжки (або вкладиші до них) можуть бути частково пошкоджені, наприклад, обгорілі, розірвані, забруднені тощо.

 

У такій ситуації потрібно діяти як зазначено в пункті 5.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58):

 

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною, то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї) (зразок 2).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки (зразок 1).

 

Якщо всі записи у трудовій книжці, що стала непридатною, добре читаються, а відбитки печаток підприємств не пошкоджені, то достатньо ці записи перенести в дублікат (зразок 3).

Довідок, що підтверджують роботу працівника на підприємствах, не потрібно, оскільки замість них працівник за необхідності разом з дублікатом трудової книжки подасть попередню трудову книжку. У разі коли працівник не хоче, щоб у його трудовій книжці був внесений запис, що надалі визнаний недійсним, але при цьому він до працевлаштування на останнє підприємство вже працював, то в попередній трудовій книжці у правому верхньому кутку першої сторінки потрібно написати «Замість видано дублікат» та перенести записи у дублікат без запису, що визнаний недійсним, адже частиною 5 пункту 2.10 Інструкції № 58 передбачено: При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається «Дублікат» трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

 

Проте, коли деякі записи у трудовій книжці, замість якої видається дублікат, прочитати неможливо, без довідок не обійтись. Їх слід зібрати з усіх місць роботи, де працював працівник. І на підставі них внести записи в дублікат трудової книжки.

 

Якщо трудова книжка втрачена підприємством, тоді проблеми з відновлення трудової книжки лягають на плечі підприємства, а саме особи, яка відповідає за ведення та зберігання трудових книжок.

 

З чого почати? Як дізнатися, де працював працівник до влаштування на останнє підприємство? Доволі часто працівники, які мають значний досвід роботи можуть не згадати одне чи декілька підприємств, де вони працювали. А це позначиться на страховому стажі, що дуже важливо при виході на пенсію. Адже персоніфікація працівників та внесення їх даних до єдиного реєстру існували не завжди. Тут на допомогу прийде підказка, яку ми знайдемо в особовому листку з обліку кадрів.

 

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Оскільки при влаштуванні на роботу працівника, працівник кадрової служби формує особову справу на щойно прийнятого. В особовій справі серед інших документів якраз і знаходиться особовий листок з обліку кадрів, у якому відображено всі місця роботи працівника із зазначенням назв підприємств, посад, дати прийняття та звільнення, і місцезнаходження цих підприємств.

 

...придбати повний випуск →